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ZPG装饰工程公司内部控制要素及其优化

时间:2019-12-04 来源:合作经济与科技 作者:徐彦 本文字数:4538字

  摘    要: 我国内部控制建设起步较晚,在实际运用中仍需发展与改进。基于苏南片区中小装饰工程企业在体系结构方面的相似性及内部控制体系的相通性,本文选取无锡市一家典型中小型装饰工程企业——ZPG公司为研究对象,分析该企业内部控制现状,研究ZPG装饰公司内部控制实施中产生的问题,并提出优化公司内部控制管理的建议。旨在通过对典型案例企业的分析,力求在一定程度上帮助苏南地区中小装饰工程企业改善内部控制,为企业充分发挥内部控制职能和作用提供新思路,进而促进企业提高自身经营管理水平,保证苏南装饰工程企业可持续健康发展。

  关键词: 内部控制; 装饰工程企业; 控制环境;

  装饰工程在建筑行业市场中享有较大比重,多半以中小型企业为主。作为建筑行业的一大领域,此类企业亦成为国民经济的支柱的产业之一。以ZPG装饰工程公司为代表的苏南中小型装饰工程企业的素质总体水平并不高,虽然绝大多数企业都有初步的内部控制制度,但受多种宏观环境以及微观因素的影响,其内部控制环节相对显现薄弱,仍有存在诸多问题存在导致内部控制的实际效果并不理想。与此同时,仍有不少此类装饰工程企业至今尚未建立名副其实的内部控制体系,以至于这些企业在不断加剧的市场竞争中可持续生存和发展变得愈发艰难。

  一、ZPG装饰工程公司基本情况

  无锡ZPG装饰工程有限公司始建于2003年,是一家通过整合相关产品提供给客户一流的产品和服务,以装饰设计为核心的中小型规模的装饰工程企业。目前,企业总体组织架构设有工程业务部、合约报价部、市场拓展部、计划财务部、综合事务部以及人事管理部,共六个主要职能部门。与大多数同行企业一样,企业现沿用保守的施工工艺和传统的管理方法,采用传统分散经营,时常出现基建用料过度消耗、工程质量不达要求、经济效益低下等不良问题。由此看来,较之一些大型知名的装饰工程公司,企业距离现代建筑生产经营的要求还是有较大差异的。

  二、ZPG装饰工程公司内部控制要素分析

  (一)控制环境分析。

  控制环境规定单位的纪律与架构,塑造企业文化,影响经营管理目标的制定,并影响企业员工的控制意识,是实施内部控制的基础。公司总经理对公司负责,各职能管理层成员对总经理负责。执行企业的各项规章制度。(表1)
 

ZPG装饰工程公司内部控制要素及其优化
 

  根据表1归纳来看,其一,组织机构设置上,项目部等机构繁多,划分标准不明,管理环节多、链条较长,管理职能不可避免地出现重叠。另外,关于内部审计,无专人无专设,审计不具备独立性,人员配备数量及水平均存在不足,很难准确、客观评价各项活动,不能建立对财务报告、内部控制和高层管理者行为的监督机制,监督效果也就大打折扣,对于公司管理活动的改进无法提供有效的建议。其二,管理哲学、经营风格的角度,公司创办内刊,每月发行,可加强公司文化宣传,但管理方式传统保守,且未能建立公司统一的价值观和道德标准,不利于保证规章制度得到重视遵循。其三,人力资源管理的发展已跟不上业务发展需要,主要表现在未建立完整、可操作性强的人力资源管理机制;在员工的岗位培训方面没有单独的制度,也没有建立完整配套的考核制度,奖惩规则,这种局面会对员工的工作热诚、素质提高以及职业发展产生负面影响。

  表1 ZPG装饰工程公司控制环境要素分析一览表
表1 ZPG装饰工程公司控制环境要素分析一览表

  (二)风险评估分析。

  风险随社会经济环境的变化一直存在,企业日常管理的必要内容之一就是建立风险评估体系来对抗企业间激烈竞争中产生或潜在保留的各种风险。(表2)

  调研中发现,ZPG公司有初步的风险评估系统,但如何识别、评价、监控风险,却没有具体的办法和措施,可见公司对风险的重视程度还远远不够。随着市场环境变化,经济发展,企业忽视全面风险管理已难以应对复杂的市场风险。就ZPG公司而言,诸如经营风险、战略风险、信息观紧缩政策等已导致部分已开工项目资金周转困难,公司有可能无法按合同约定收到工程款,进而导致公司应收款和财务费用持续增加,且材料价格上涨较快,公司的成本正在不断提高。

  (三)控制活动分析。

  控制活动是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序,以帮助管理层所选择的风险应对措施得以有效实施,是实施内部控制的具体方式。ZPG公司部分控制已较为成熟,但是诸如预算控制、经济活动分析控制,绩效考评控制等内容不明确,不强调不重视,缺乏梳理和细化。(表3)

  无锡ZPG装饰公司内部控制的各项规章、控制系统的建立起步较晚,内部控制的各项规章也均是2010年才刚刚起草出台的。公司的外部环境和经济业务变化较快,给无锡ZPG装饰公司内部控制管理系统本身的设计建立带来一定的困难。虽然已搭建了内部控制的框架,但在内容上没有形成系统,常常是环节发生了问题,就问题修补问题,而不是防微杜渐。因此,在执行中也缺乏有效性。再加上ZPG装饰公司的管理层对内部审计有理解误区,在内部控制制度的建设上产生了随意性,特别是在制度设计上,忽略了管理者疏于管理的问题,致使对管理决策层缺乏约束力,公司的内部控制管控显得流于形式,出现了“不控上只控下”的局面,也不利于企业职员对内部控制体系和制度进行全方位的学习理解和执行落实。

  (四)信息系统与沟通分析。

  沟通系统的重要意义在于其能够在企业以全方位的方式展开,减少出现误解的可能,保持经营和控制信息的畅通,避免信息不对称导致控制活动的失效,保证经营活动的有效进行。(表4)

  为控制风险,一个完善的沟通程序建立,来获取必要信息并向需要该信息的所有人提供是有必要的。无锡ZPG装饰公司企业建立了各类信息的沟通交流渠道,但信息传递的及时、准确、有效以及信息的正确运用方面仍表现不足。企业中的每一个人并不都清楚地知道自己所承担的特定职责,各司其职并相互配合,必要时要相互制约的效果不明显。

  (五)监控要素分析。

  内部控制监控的履行主要是企业的内部审计,监督是不断对内部控制系统的表现进行评估的过程,可以通过持续的监督活动或单独的评估来实现。ZPG装饰公司缺乏完整的监督的机制,内部审计独立性受限,一方面,ZPG装饰公司的内审工作得不到重视,管理不到位,人员配备少,存在自己核对自己、自己监督自己的结果;另一方面,所谓负责内审监控的财务人员对业务缺乏全方位了解,加上对各项规定细则掌握不够,缺乏判断能力,仅对会计核算进行简单常规检查,缺少对风险性事项的监督、审计,影响了纠正报告工作。因此,内部审计的介入和渗透远远不够,根本无法发挥其重要作用。(表5)

  此外,公司管理层还表现为轻视对经营活动的事前审批、事中监督和事后检查。内部控制如有缺陷,少有向上级形成及时、规范、系统的报告。另外,在关键环节控制中,企业还存在难以避免的人情障碍,抹不开面子、迈不开人情而失去原则的情况,使得监控环节形同虚设。

  三、无锡ZPG装饰公司内部控制优化设想

  通过对ZPG装饰公司内部控制现状分析,针对反映的问题,结合企业所处行业和地区的特点,提出如下建议,来完善该公司的内部控制制度,使公司的内部控制更能充分发挥作用。

  表2 ZPG装饰工程公司风险评估要素分析一览表
表2 ZPG装饰工程公司风险评估要素分析一览表

  表3 ZPG装饰工程公司控制活动要素分析一览表
表3 ZPG装饰工程公司控制活动要素分析一览表

  (一)优化企业控制环境。

  企业的控制活动皆存在于一定的控制环境之中,中小型装饰工程企业当然也不例外。控制环境的好坏,不仅会直接影响到企业内部控制的遵循和执行,还会决定企业经营目标、整体战略目标的实现。为塑造良好的内部控制环境,给出如下建议:第一,尽快完善组织机构和权责分派体系,简化和改善组织机构控制,切忌把自己放在行政领导的位置上,转变管理主动性不强的意识。第二,构建良好的企业文化和工作氛围,重视集体主义精神建设。即每个个体员工除了要注意自身的修养,提升自己的人格境界外,还要从“为人”的角度出发控制好个人行为,充分发挥好个体的主观能动性。大家彼此支持和鼓励,强调沟通和感情的交流,减少管理层员工间的间隙,创造一个良好的人际关系环境空间,利于企业形成强有力的群体,调动每一个人的积极性。第三,完善人力资源控制政策,提升员工职业道德手操手和专业胜任能力。公司职员的胜任能力和正直性在很大程度上取决于公司有关的雇佣、培训、待遇、业绩考评及晋升等激励政策和程序的合理程度,应制定适用于企业的人力资源控制措施并切实按规范落实。要严格招聘和用人制度,杜绝凭关系用人。同时,重视对员工的培训及员工的后续培训工作;此外,明确岗位职责,鉴于成本控制的原因,企业可能无法增岗设人,在职责分工方面既要注意每一职责有专人负责,又要注意不相容职务分离。

  (二)构建风险预警机制和评估系统。

  当前装饰工程企业面临着各项风险,必须本着全面风险管理的理念,建立有效的风险预警机制和评估系统,来提升企业自我防御风险的能力。首先,设立风险管理机构,机构的职责在于对风险进行监控,从而引导企业规避风险,任务是确定风险管理的重点在哪,不仅包括环节,也包括对象,确定控制位置之后,就应该分析制定应对方案,并进一步监督其在企业内部的执行。其次,完善风险管理体系。人员合格以后,还要有制度的保障。,为不断提高风险管理制度的系统性和可操作性,建议要求企业各管理部门制定易于清晰理解、强于操作贯彻、规范化的风险管理制度,特别是要把投标、合同、施工过程领域作为风险管理重点方面。最后,还要注重对全体员工权责的合理分配,全员参与,提高风险控制的执行力度。

  表4 ZPG装饰工程公司信息与沟通要素分析一览表
表4 ZPG装饰工程公司信息与沟通要素分析一览表

  表5 ZPG装饰工程公司监控要素分析一览表
表5 ZPG装饰工程公司监控要素分析一览表

  (三)加强内部监督控制。

  内部控制一定要注意监督,再好的规章制度如果没有有效、坚决的监控执行就形同虚设。为此,企业应有相应的部门人员对企业的日常管理和制度执行进行监控。面对ZPG公司无相关部门情况,考虑成本效率原则,建议公司设置独立的审计专员,进行内部审计监督,对于公司内控体系执行中存在的缺陷加以修正,衡量公司内部控制制度是否健全。其工作可直接向总经理报告,旨在设计、评价企业内部控制以确保防范企业潜在风险,规范经济活动,解决问题漏洞,进而有效地帮助企业实现战略目标。同时,公司各个部门应定期自查,让公司员工形成自觉内控的习惯,互相监督,有助于强化制度管理,规范行为,建立健全企业内部控制管理机制。

  显而易见,内部控制是一个系统工程,涉及企业日常管理运营的方方面面,是企业赖以生存和发展的有效管理工具。就此类装饰工程公司而言,大力提倡和营造“控制文化”,充分做实、做好企业的风险关注、评估和控制,加强企业的信息与交流,加强监督评审活动,定制适合于企业的“个性化”内部控制体系并进行不断地完善,充分发挥内部控制在装饰工程企业的作用,降低和避免风险发生,助此类企业做大做强以适应现代建筑业发展和市场竞争。

  参考文献

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    本文引用格式:徐彦.苏南中小装饰工程企业内部控制探析[J].合作经济与科技,2019(24):121-123.
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